Oleh Cody Lyon

Telepon berdering, meja Anda terlihat seperti bahaya kebakaran dan layar komputer Anda hanya memberi tahu Anda bahwa Anda mendapat surat baru. Entah dari mana datangnya bos Anda untuk bertanya tentang dokumen Excel yang ia ingin Anda kompilasi. Tiba-tiba Anda dicekam rasa takut ketika Anda mengingat pertanyaan dari orang sumber daya manusia yang berbicara manis pada hari-hari sebelum Anda mendapatkan pekerjaan baru ini: "Bagaimana keterampilan multitasking Anda?"

Rumor: Orang yang melakukan banyak tugas lebih produktif

Faktanya adalah apa adanya: Di banyak perusahaan saat ini, ada staf yang lebih kecil yang menghabiskan waktu lebih lama dan menyelesaikan lebih banyak tugas. Sebagian besar pekerja diharapkan menyulap beberapa proyek pada saat yang bersamaan, dengan pesanan baru - dan seringkali tak terduga - datang sepanjang hari. Ini disebut multitasking, dan dapat ditemukan di hampir setiap lingkungan kerja sekarang. Tetapi apakah otak manusia benar-benar mampu fokus pada beberapa proyek secara bersamaan? Atau apakah kita akan lebih produktif jika kita fokus pada setiap tugas secara individual?

Lanjutan

Putusan: Beberapa orang lebih produktif ketika mereka fokus pada satu tugas pada suatu waktu

"Saya sangat percaya bahwa melakukan banyak tugas adalah mitos," kata pelatih karier dan kehidupan Stacy S. Kim, pendiri Life Junctions LLC. Dia setuju bahwa kita semua terus-menerus dibombardir dengan hal-hal yang berlomba-lomba untuk perhatian kita - bahwa gangguan adalah fakta kehidupan, dan gangguan akan terus datang, jadi secara alami menjadi lebih sulit untuk fokus pada satu hal pada suatu waktu. Namun, kata Kim, penelitian menunjukkan bahwa otak kita tidak benar-benar dapat benar-benar fokus pada dua hal sekaligus. Sebaliknya, mereka menggeser fokus mereka begitu cepat sehingga rasanya seperti kita mengerjakan dua hal sekaligus. Tapi coba tebak? Kami tidak. "Anda dapat berbicara dengan seseorang di telepon, dan kemudian Anda melirik layar komputer Anda untuk memeriksa email Anda," kata Kim. "Saat Anda berbicara dan kemudian melihat layar, otak sebenarnya bergerak bolak-balik dengan kecepatan cepat."

Lanjutan

Menurut Kim, mungkin lebih efisien untuk mengenakan topi manajemen waktu Anda daripada multitask. Sarannya? Fokus pada satu proyek pada satu waktu, tetapi gunakan perangkat kecil yang pintar yang disebut timer. "Tetapkan selama 20 menit dan tanyakan pada dirimu,‘ Apa hal yang tepat untuk saya lakukan sekarang - bukan apa yang seharusnya saya lakukan, tetapi apa yang benar? '"Katanya. Baik hal itu merencanakan presentasi atau mengirim beberapa email, buatlah pilihan sadar tentang bagaimana Anda akan menghabiskan menit-menit itu, lalu atur timer. Ketika berdering, tanyakan pada diri sendiri, "Apakah saya menyelesaikan tugas saya, atau apakah saya terganggu?" Seiring waktu, teknik ini akan mengajarkan Anda bagaimana untuk fokus pada tugas yang ada, dan Anda tidak hanya akan mendapatkan lebih banyak dilakukan di jumlah waktu yang sama, tetapi produk akhirnya akan berkualitas lebih tinggi.

Pelatih karier New York City Roy Cohen, penulis The Survival Street Professional's Guide, mengatakan bahwa ia bekerja dengan klien yang menghadapi tenggat waktu yang agresif, berbagai prioritas dan apa yang ia sebut "harapan yang tidak masuk akal" setiap hari - dan bahwa tuntutan semacam itu adalah sifat pasar tenaga kerja saat ini. "Dengan lebih sedikit karyawan di sekitar untuk menyelesaikan pekerjaan," kata Cohen, "banyak dari kita diharapkan untuk melakukan pada tingkat yang mungkin tidak mungkin dipertahankan dari waktu ke waktu."

Lanjutan

Jadi apa yang harus dilakukan seorang pekerja, terutama dalam ekonomi di mana pengangguran terus mengetuk pintu jutaan pekerja Amerika? Per Cohen, Anda dapat memprioritaskan proyek Anda - tetapi pastikan Anda tidak mengabaikan proyek yang Anda tidak ingin lakukan, karena itu kemungkinan besar adalah proyek yang sangat penting bagi pemangku kepentingan utama. Sarannya? Multitask dengan menjadi "multilinear": "Setiap proyek memiliki awal, tengah dan akhir," katanya. "Anda perlu mencari tahu bagaimana memulai proyek baru sambil mengelola dan menyelesaikan yang lain."

Untuk mencapai prestasi ini, Cohen menyarankan untuk membuat spreadsheet untuk melacak status setiap proyek. Dengan begitu, katanya, “Anda dapat melihat apa yang perlu terjadi sekarang dan apa yang bisa Anda tahan. Ini adalah sistem yang berkelanjutan, waktu nyata, dan dapat diandalkan. "Tujuannya? Untuk memindahkan setiap proyek sampai Anda mencapai titik di mana Anda dapat menyisihkannya sebentar - saat Anda memulai proyek baru.

Lanjutan

Beberapa ahli mengambil pendekatan cinta yang lebih tangguh; mereka mengatakan bahwa multitasking itu hidup dan baik dan sangat bisa dilakukan, dan itu benar-benar lebih tentang bagaimana Anda mengarahkan energi Anda. Pelatih ketangguhan mental Steve Siebold, penulis 177 Rahasia Ketangguhan Mental Kelas Dunia, mengatakan yakin, ada beberapa orang yang mengatakan mereka hanya bisa fokus pada satu tugas pada satu waktu. Tapi dia menyebut itu tidak lebih dari "alasan".

"Apakah Anda akan memberi tahu Barack Obama bahwa ia hanya dapat fokus pada satu tugas pada satu waktu?" Tanya Siebold. "Tidak ada yang bisa dilakukan." Rahasia untuk melakukan banyak tugas, katanya, adalah untuk menentukan berapa banyak energi mental yang Anda butuhkan untuk mengarahkan ke setiap tugas.

"Katakanlah kita semua memiliki seratus unit energi mental untuk mengarahkan ke tugas pada waktu tertentu," katanya. “Mengikat sepatumu mungkin hanya membutuhkan satu unit, sementara mengendarai mobilmu mungkin membutuhkan tiga puluh unit. Bermain permainan catur yang kompetitif atau mencoba memecahkan masalah yang sulit mungkin membutuhkan semua seratus unit. ”Semakin penting tugas, katanya, semakin banyak unit energi mental harus diarahkan ke sana - sesuatu yang perlu diingat berikutnya kali Anda dihadapkan dengan banyak to-dos sekaligus.